Organizacja pracy w zakładzie pracy w związku z COVID-19

by koronawirusorganizacja pracypraca zdalna

Polecenie pracy zdalnej

Praca zdalna rozumiana jest jako praca określona w umowie o pracę wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony.

Polecenie pracy zdalnej musi nastąpić w celu:

  • zwalczania zakażenia,
  • zapobiegania rozprzestrzenianiu się,
  • profilaktyki oraz
  • zwalczaniu skutków, w tym społeczno-gospodarczych, choroby COVID-19

– w praktyce więc każdy pracodawca może polecić swoim pracownikom pracę zdalną.

Co oznacza wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania?

Oznacza to, że pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania innej rodzajowo pracy niż ta określona w umowie o pracę, nie może także wypłacić mu z tego względu niższego wynagrodzenia – ewentualnej zmiany warunków zatrudnienia czy stałego rozkładu czasu pracy można dokonać za pomocą porozumienia zmieniającego warunki płacowe lub za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Pamiętać jednak należy, że w przypadku braku zgody pracownika na zmienione warunki pracy, umowa z pracownikiem ulega rozwiązaniu.

Forma polecenia pracy zdalnej

Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) wskazuje, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) jest jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania oznacza, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika. Co więcej, zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w wypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Uregulowanie kosztów pracy zdalnej

Pracodawca nie może zlecić pracownikowi wykonywania określonej pracy bez zapewnienia mu niezbędnych do tego narzędzi – pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt służbowy. Brak zapewnienia sprzętu służbowego wymaga dokonania uzgodnień z pracownikiem co do uregulowania przez pracodawcę kosztów użycia przez pracownika sprzętu prywatnego.

Udzielenie pracownikowi zaległego urlopu

Jeżeli zapotrzebowanie na pracę danego pracownika jest w okresie epidemii COVID-19 zmniejszone, pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu.

W wypadku zatem, gdy pracownik ma niewykorzystany zaległy urlop, pracodawca musi mu tego urlopu udzielić we wskazanym wyżej terminie i nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02; wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05).

Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu np. w okresie epidemii COVID-19.

Wprowadzenie przestoju

W sytuacji, gdy pracodawca zmuszony jest zamknąć zakład pracy (lub jego część), a nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, pracownikowi za czas niewykonywania pracy będzie przysługiwało wynagrodzenie (wynagrodzenie za czas przestoju).

Za przestój uważana jest przerwa w pracy spowodowana przeszkodami z przyczyn dotyczących pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy uznała, że taką przyczyną jest także konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19. PIP uznała tę przyczynę za przyczynę dotyczącą pracodawcy, mimo że przez niego niezawinioną.

Zastosowanie znajdzie tutaj art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, że:

pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne). 

 

W każdym wypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

 

Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy.

Objęcie pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżeniem wymiaru czasu pracy

Ustawa z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy przyznaje pracodawcom uprawnienie do objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżeniem wymiaru czasu pracy, a ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych umożliwia skorzystanie z powyższych rozwiązań temu pracodawcy, u którego w następstwie wystąpienia COVID-19 wystąpił spadek obrotów gospodarczych (zgodnie z definicją zawartą w ww. ustawie).

Warunkiem objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy jest:

  • uprzednie wprowadzenie takiego trybu wykonywania pracy oraz
  • ustalenie jego warunków.
  1. Wprowadzenie trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu, które pracodawca zawiera ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (np.: w drodze głosowania internetowego, głosowania do urn, na zebraniu załogi) – jeśli nie działają związki zawodowe. Ustawa pozwala na zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników, którzy byli wcześniej wybrani w innym celu. Przepisy nie rozstrzygają, co w sytuacji, gdy przeprowadzenie wyborów jest utrudnione, a przedstawiciele pracowników nie byli dotychczas wybierani. Z uwagi na fakt, że nie przewidziano innej możliwości odstąpienia od wyborów, pracodawca, który chce zawrzeć porozumienie będzie musiał doprowadzić do wyłonienia przedstawicieli pracowników.
  2. Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Owe porozumienia nie powinny dotyczyć indywidualnie jednego pracownika. W porozumieniu takim należy ustalić grupy zawodowe, które będą objęte przestojem ekonomicznym/obniżonym wymiarem czasu pracy oraz m.in. okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

 

Co istotne, pracodawca może złożyć wniosek o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętym przestojem ekonomicznym i obniżonym wymiarem czasu pracy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Więcej na ten dofinansowań wynagrodzeń pracowników ze środków FGŚP oraz warunków obniżenia wynagrodzeń pracowników pisaliśmy tutaj.

Modyfikacja warunków zatrudnienia

U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 dopuszczalne jest także ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin oraz nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Pracodawca może także zawrzeć ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin oraz porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

autor: Patrycja Dados

Dofinansowanie wynagrodzeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)

by dofinansowanie wynagrodzeńFGŚPkoronawirus

W celu dofinansowania wynagrodzeń (również składek na ubezpieczenie społeczne) pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy pracodawca może wystąpić z wnioskiem o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy finansowanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

DEFINICJE

przestój ekonomiczny – okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy

obniżony wymiar czasu pracy – obniżony przez przedsiębiorcę wymiar czasu pracy pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika, jednak nie więcej niż do połowy wymiaru czasu pracy

Gdy pracownik objęty przestojem ekonomicznym:

pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, nie niższe jednak niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ( tj. 2 600 zł brutto), z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy

Wysokość dofinansowania z FGŚP

w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

 

Maksymalna kwota dofinansowania na pracownika to zatem 1.533,09 zł (brutto), w tym składki na ubezpieczenie społeczne należne od pracodawcy w przeliczeniu na pełny etat (przy założeniu składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 1,67%). 

Gdy pracownik objęty obniżony wymiarem czasu pracy:

pracodawca może obniżyć wymiar czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tj. 2 600 zł brutto), z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Wysokość dofinansowania z FGŚP

do wysokości połowy wynagrodzenia za pracę po obniżeniu wymiaru czasu pracy, jednak nie więcej niż 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału.

 

Maksymalna kwota dofinansowania na pracownika wyniesie zatem 2.452,27 zł (brutto), w tym składki na ubezpieczenie społeczne należne od pracodawcy od przyznanego świadczenia (przy założeniu składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 1,67%).

Podmioty mogące ubiegać się o dofinansowanie:

  • przedsiębiorca (osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną  wykonująca działalność gospodarczą, wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej),
  • organizacja pozarządowa (np. fundacje, stowarzyszenia not for profit),
  • państwowa osoba prawna.

Warunki, które muszą być spełnione po stronie podmiotu ubiegającego się o wsparcie

  1. Nastąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19, czyli spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym
  • nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego lub
  • nie mniej niż o 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego; 

Przy czym w obu przypadkach za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych.

2. Podmiot ubiegający się o wsparcie nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, FGŚP, FP lub FS do 3. kwartału 2019 r. (wyjątek podmiot zawarł umowę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub otrzymał decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłaca raty lub korzysta z odroczenia terminu płatności)

3. Wobec podmiotu ubiegającego się o wsparcie nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości

4. Pracodawca musi zawrzeć porozumienie określające warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasy pracy z organizacją związkową, zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników

Dofinansowanie przysługuje do wynagrodzeń osób zatrudnionych na postawie:

  • umowy o pracę,
  • umowy o pracę nakładczą,
  • umowy zlecenia,
  • umowy o świadczenie usług, do której, na podstawie k.c., stosuje się przepisy o umowie zlecenia,
  • innej podstawie niż stosunek pracy na rzecz rolniczej spółdzielni/innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, jeżeli z tego tytułu osoba zatrudniona podlega obowiązkowi ubezpieczeń: emerytalnemu i rentowemu.

Dofinansowanie nie przysługuje:

  • do wynagrodzeń pracowników, których wynagrodzenie uzyskane w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek było wyższe niż 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału obowiązującego na dzień złożenia wniosku,

  • jeśli pracodawca uzyskał pomocy w odniesieniu do tych samych pracowników w zakresie takich samych tytułów wypłat na rzecz ochrony miejsc pracy.

autor: adwokat Urszula Brzezińska