Organizacja pracy w zakładzie pracy w związku z COVID-19

Polecenie pracy zdalnej

Praca zdalna rozumiana jest jako praca określona w umowie o pracę wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony.

Polecenie pracy zdalnej musi nastąpić w celu:

  • zwalczania zakażenia,
  • zapobiegania rozprzestrzenianiu się,
  • profilaktyki oraz
  • zwalczaniu skutków, w tym społeczno-gospodarczych, choroby COVID-19

– w praktyce więc każdy pracodawca może polecić swoim pracownikom pracę zdalną.

Co oznacza wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania?

Oznacza to, że pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania innej rodzajowo pracy niż ta określona w umowie o pracę, nie może także wypłacić mu z tego względu niższego wynagrodzenia – ewentualnej zmiany warunków zatrudnienia czy stałego rozkładu czasu pracy można dokonać za pomocą porozumienia zmieniającego warunki płacowe lub za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Pamiętać jednak należy, że w przypadku braku zgody pracownika na zmienione warunki pracy, umowa z pracownikiem ulega rozwiązaniu.

Forma polecenia pracy zdalnej

Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) wskazuje, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) jest jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania oznacza, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika. Co więcej, zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w wypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Uregulowanie kosztów pracy zdalnej

Pracodawca nie może zlecić pracownikowi wykonywania określonej pracy bez zapewnienia mu niezbędnych do tego narzędzi – pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt służbowy. Brak zapewnienia sprzętu służbowego wymaga dokonania uzgodnień z pracownikiem co do uregulowania przez pracodawcę kosztów użycia przez pracownika sprzętu prywatnego.

Udzielenie pracownikowi zaległego urlopu

Jeżeli zapotrzebowanie na pracę danego pracownika jest w okresie epidemii COVID-19 zmniejszone, pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu.

W wypadku zatem, gdy pracownik ma niewykorzystany zaległy urlop, pracodawca musi mu tego urlopu udzielić we wskazanym wyżej terminie i nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02; wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05).

Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu np. w okresie epidemii COVID-19.

Wprowadzenie przestoju

W sytuacji, gdy pracodawca zmuszony jest zamknąć zakład pracy (lub jego część), a nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, pracownikowi za czas niewykonywania pracy będzie przysługiwało wynagrodzenie (wynagrodzenie za czas przestoju).

Za przestój uważana jest przerwa w pracy spowodowana przeszkodami z przyczyn dotyczących pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy uznała, że taką przyczyną jest także konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19. PIP uznała tę przyczynę za przyczynę dotyczącą pracodawcy, mimo że przez niego niezawinioną.

Zastosowanie znajdzie tutaj art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, że:

pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne). 

 

W każdym wypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

 

Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy.

Objęcie pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżeniem wymiaru czasu pracy

Ustawa z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy przyznaje pracodawcom uprawnienie do objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżeniem wymiaru czasu pracy, a ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych umożliwia skorzystanie z powyższych rozwiązań temu pracodawcy, u którego w następstwie wystąpienia COVID-19 wystąpił spadek obrotów gospodarczych (zgodnie z definicją zawartą w ww. ustawie).

Warunkiem objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy jest:

  • uprzednie wprowadzenie takiego trybu wykonywania pracy oraz
  • ustalenie jego warunków.
  1. Wprowadzenie trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu, które pracodawca zawiera ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (np.: w drodze głosowania internetowego, głosowania do urn, na zebraniu załogi) – jeśli nie działają związki zawodowe. Ustawa pozwala na zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników, którzy byli wcześniej wybrani w innym celu. Przepisy nie rozstrzygają, co w sytuacji, gdy przeprowadzenie wyborów jest utrudnione, a przedstawiciele pracowników nie byli dotychczas wybierani. Z uwagi na fakt, że nie przewidziano innej możliwości odstąpienia od wyborów, pracodawca, który chce zawrzeć porozumienie będzie musiał doprowadzić do wyłonienia przedstawicieli pracowników.
  2. Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Owe porozumienia nie powinny dotyczyć indywidualnie jednego pracownika. W porozumieniu takim należy ustalić grupy zawodowe, które będą objęte przestojem ekonomicznym/obniżonym wymiarem czasu pracy oraz m.in. okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

 

Co istotne, pracodawca może złożyć wniosek o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętym przestojem ekonomicznym i obniżonym wymiarem czasu pracy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Więcej na ten dofinansowań wynagrodzeń pracowników ze środków FGŚP oraz warunków obniżenia wynagrodzeń pracowników pisaliśmy tutaj.

Modyfikacja warunków zatrudnienia

U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 dopuszczalne jest także ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin oraz nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Pracodawca może także zawrzeć ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin oraz porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

Uproszczona restrukturyzacja krok po kroku

Tarcza antykryzysowa 4.0., podpisana przez Prezydenta w dniu 23 czerwca 2020 r. wprowadza istotne przepisy, które pozwalają na otwarcie uproszczonego postępowania restrukturyzacyjnego samodzielnie przez przedsiębiorcę. Uproszczona restrukturyzacja krok po kroku:

Czytaj więcej »

Jak obniżyć wynagrodzenie pracowników w dobie epidemii?

Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych uprawnia pracodawcę, który spełnia wszystkie poniżej wskazane warunki do zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

Zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia dopuszczalne jest u pracodawcy:

  • u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19
  • który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r.

Porozumienie określa zakres zmian oraz czas ich obowiązywania

W wyniku zawarcia takiego porozumienia może na przykład zostać obniżone wynagrodzenie pracowników (ale nigdy nie poniżej wynagrodzenia minimalnego), czy wymiar czasu pracy. Jeśli umowy o pracę przewidują szczególny rodzaj uprawnień, na przykład w zakresie premii, można je również zawiesić w drodze tego porozumienia.

Porozumienie zawierane jest z reprezentacją pracowników

Pracodawcy nieobjęci działalnością związków zawodowych zawierają porozumienie z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w takim trybie, jak zazwyczaj są u niego wybierani. Kopia porozumienia musi zostać przekazana przez pracodawcę do okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Wypowiedzenie zmieniające

Pracodawca może także zmienić pracownikowi indywidualnie warunki pracy i płacy. W celu wypowiedzenia pracownikowi warunków pracy lub płacy należy pracownikowi zaproponować nowe warunki (tj. np. obejmujące niższe wynagrodzenie) na piśmie. Nie mogą być to jednak propozycje, co do których z góry wiadomo, że nie zostaną one zaakceptowane przez wielu pracowników.

 

Pracodawca może także zmienić pracownikowi indywidualnie warunki pracy i płacy. W celu wypowiedzenia pracownikowi warunków pracy lub płacy należy pracownikowi zaproponować nowe warunki (tj. np. obejmujące niższe wynagrodzenie) na piśmie. Nie mogą być to jednak propozycje, co do których z góry wiadomo, że nie zostaną one zaakceptowane przez wielu pracowników.

Pracownikowi, którego obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia, pod koniec kwietnia 2020 r. wręczono wypowiedzenie zmieniające określające nowe warunki pracy i płacy. Pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego przed 15 maja 2020 r. Umowa rozwiązuje się z końcem maja 2020 r.

Pracownikowi, którego obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia, pod koniec kwietnia 2020 r. wręczono wypowiedzenie zmieniające określające nowe warunki pracy i płacy. Pracownik nie ustosunkował się do wręczonego mu wypowiedzenia zmieniającego. Umowa o pracę trwa nadal, ale od 1 czerwca 2020 r. na nowych warunkach.

Ważne! Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w sprawie konieczności złożenia oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków do połowy okresu wypowiedzenia. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

Istota wypowiedzenia zmieniającego polega więc na zaproponowaniu pracownikowi nowych warunków zatrudnienia, które zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, o ile pracownik nie odmówi ich przyjęcia.

Porozumienie zmieniające

Porozumienie zmieniające to sposób, nieprzewidziany wprost w kodeksie pracy, który pozwala na modyfikacje warunków zatrudnienia. Porozumienie zmieniające wymaga dla modyfikacji warunków zatrudnienia zgody pracownika.

Dla swej ważności porozumienie wymaga łącznego spełnienia dwóch kryteriów:

  • musi konkretnie wskazywać, które warunki umowy zostaną zmienione, oraz
  • musi zawierać zgodne oświadczenie woli stron, co do ich zmiany.

Warto także wskazać datę, od której nowe regulacje będą obowiązywały. W przypadku braku takiego terminu zmiany obowiązują od daty zawarcia porozumienia. Jest to więc możliwość natychmiastowej zmiany warunków zatrudnienia.

 

Uproszczona restrukturyzacja krok po kroku

Tarcza antykryzysowa 4.0., podpisana przez Prezydenta w dniu 23 czerwca 2020 r. wprowadza istotne przepisy, które pozwalają na otwarcie uproszczonego postępowania restrukturyzacyjnego samodzielnie przez przedsiębiorcę. Uproszczona restrukturyzacja krok po kroku:

Czytaj więcej »